Hvordan kan jeg bedst give feedback, så det ikke bliver misforstået?

For nylig prøvede jeg at give en person et godt råd. Jeg gjorde det så hensynsfuldt, som jeg overhovedet kunne, men det gik ikke, som jeg forventede. Nu håber jeg, at jeg ikke har ødelagt vores relation. Jeg sætter stor pris på mine venner.

Hvordan undgår jeg, at sådan noget sker igen? Hvis jeg skal hjælpe mine venner, mine kolleger eller min ægtefælle fremover, hvordan kan jeg så både bevare den gode relation og fremme ændringer i deres adfærd?

Kan du give mig et godt råd, så jeg gør det bedre fremadrettet?

Det er et meget vigtigt spørgsmål, fordi det at give og modtage feedback er noget af det allersværeste i en kommunikation, fordi det kan skabe så mange negative følelser og misforståelser. Ingen har lyst til at få andre til at føle sig kritiserede eller sårede. Ingen har lyst til at fortælle andre, at de har gjort noget forkert.
Derfor føler de fleste mennesker sig ubehageligt til mode, både når det gælder det at give og det at modtage feedback. Hvordan skal vi forholde os til disse følelser? Svaret er, at vi må lære både at give og modtage feedback på en konstruktiv måde.

Feedback er ikke kritik

Først og fremmest må vi gøre os klart, hvad feedback er – og hvad det ikke er. Feedback er hverken en reprimande eller en udskamning. Og hverken det at give eller modtage feedback bør få os til at føle, at vi er helt forkerte eller har gjort noget forfærdeligt. Det er ikke en form for kritik, selv om mange foretrækker at tale om “konstruktiv kritik”.

Feedback er først og fremmest information. Selve ordet kendes fra en “feedback monitor”, som kan bruges sammen med en mikrofon. En feedback monitor feeds back, dvs. den forsyner mikrofon-brugeren med information om, hvordan han/hun lyder. Formålet er at forbedre ens output, hvis der er behov for det. Feedback er information, som peger på et problem eller et potentielt problem.

Hensigten er et ærligt ønske om at hjælpe os med at forbedre noget, så vi kan leve op til vort bedste potentiale. Det åbner en dør til at løse problemer – og skaber overensstemmelse mellem situationen og en konstruktiv handlingsplan. Feedback gives på grundlag af noget, som er sket i fortiden, for at det kan blive bedre i fremtiden. Fortiden må nødvendigvis inddrages, for at man kan gøre det bedre i fremtiden.

Hvis vi ser på feedback fra dette perspektiv, bør det kunne lette følelsen af at skulle bebyrde andre med det, der ligger en på hjerte!

Øvelse gør mester

Alligevel er det kun de færreste, som kan give og modtage feedback uden af køre af sporet på en eller anden måde. For det med feedback er en kunst, som kræver både evner og masser af øvelse. Øvelse gør mester, og det med feedback er virkelig noget, som kan læres. Jo mere man øver sig, jo bedre bliver man til både at give og modtage den særlige form for information.

Spinat mellem tænderne

Tænk på feedback som det at have spinat mellem tænderne. Forestil dig, at du har spist spinat til frokost og noget af det sidder fast mellem dine tænder. Du kan ikke selv se det. Folk omkring dig har set det, men de har ikke sagt noget. Så kommer du hjem, og nogen i din familie er så “flinke” at påpege det. Pludselig kommer du i tanke om, at det må have været der lige siden du spiste frokost på kontoret for snart mange timer siden.

Du spekulerer på, hvorfor ingen har fortalt dig om det. Du føler dig flov. Du kan også føle dig lidt irriteret på alle de mennesker, som du har talt med i løbet af eftermiddagen, som bare ikke havde nok “omsorg” for dig til at fortælle dig, at du havde spinat mellem tænderne!

Vær personlig

Hvis man følger visse retningslinjer, kan man blive bedre til det med feedback. De fleste reagerer negativt på feedback, fordi det kan føles som et personligt angreb. Derfor er det godt, hvis du fra starten gør det klart, at hensigten er god. Fortæl hvorfor, før du siger, hvad du vil tale med personen om. Dermed undgår du, at vedkommende går I defensiven.

Når man udtrykker sig på en personlig måde, vil det også lettere røre det andet menneskes hjerte – og dermed er der større chance for succes. Dette skridt forsikrer modtageren af din feedback om, at du er der for at hjælpe dem – og altså ikke for at kritisere. Det er også meget vigtigt bevidst at vælge, at man vil tale i et roligt og venligt tonefald, uanset hvordan den anden person reagerer på det, du siger.

Et forkert tonefald vil med garanti få den anden person til at gå i defensiven, og det kan lukke døren for al videre kommunikation. For eksempel kan du begynde med at sige: Jeg sætter stort pris på vores venskab, og derfor er der noget vigtigt, som jeg gerne vil sige til dig. Eller: Det er vigtigt for mig, at vi kan arbejde godt sammen, så derfor vil jeg gerne sige noget, som er vigtigt for mig.

Det vil fortælle den anden, at du giver et feedback om noget, som han eller hun gør eller har gjort, så det altså ikke handler om et angreb på vedkommende som person.

Vær konkret

Det næste er, at du må være meget konkret i den feedback, du giver, ved at bruge et specifikt og præcist ordvalg. Det vil hjælpe personen med at forstå præcist, hvad du siger, så de ikke skal forsøge at gætte på, hvad det handler om. Det vil også forsikre dem om, at det, du siger, ikke handler om rygter eller implicerer en tredje person, men derimod er baseret på dine egne observationer.

Det at være konkret vil også hjælpe personen til at fokusere på den specifikke ting, der skal ændres. Her må man også prøve at give feedback for en ting ad gangen, så det bliver lettere for personen at fokusere på det, der skal ændres. Ellers kan det hele blive alt for overvældende. Fx kan du sige: I går, da vi sad til mødet, hørte jeg, at du sagde…

Stil åbne spørgsmål

Efter at have givet denne specifikke information, kan du fortælle personen, at det, de sagde eller gjorde, kan få visse uønskede konsekvenser, hvis det ikke bliver korrigeret. Når folk hører, at deres ord eller handlinger kan misforstås, er det lettere for dem at indse, at de ikke skal gøre det samme igen. Her er det også nødvendigt at give den anden person mulighed for at fortælle historien fra deres eget perspektiv, så de føler sig hørt. Samtidig vil det give dig mulighed for at lære mere om situationen set fra deres side.

Det kan gøres ved at stille et åbent spørgsmål om det, du netop har nævnt. Du kan spørge for at få oplyst noget mere eller for at få bekræftet, hvad der er foregået. Sig for eksempel: Kan du hjælpe mig med at forstå, hvorfor du sagde / gjorde det? Eller: Hvorfor skete det der lige?

Det næste skridt er at fokusere på at tale om løsninger, så det skete ikke bliver gentaget. Spørg, hvad vedkommende selv mener, der skal gøres for at forebygge en gentagelse, og hvordan det kan gavne. De bedste og mest effektive løsninger vil være dem, som vedkommende selv kan forestille sig og ønsker at bruge fremover.

Værn relationen

Her er det vigtigt at huske, at du ikke kan gøre nogen forskel ved bare at give feedback, hvis vedkommende ikke er åben for at tage imod. Derfor skal vi være i stand til både at give og modtage feedback fra de mennesker, vi har en relation til. For de mennesker, som vi har gode relationer til, er mere åbne over for os og derfor også åbne for at modtage feedback. Derfor er det vigtigt, at du evaluerer din relation med et menneske, før du forsøger at tale med dem om noget svært.

Vis forståelse

Uanset hvor meget du prøver at gøre det rigtigt, er det muligt, at nogle vil opfatte din feedback som noget negativt og udfordrende. Her skal du have fokus på dig selv. Gør dit allerbedste for at vise forståelse. Måske har personen en dårlig dag eller han/hun er helt overvældet af stress. Somme tider har andre menneskers svar meget lidt at gøre med det, vi har sagt. Derimod kan deres reaktioner reflektere, hvordan de lige har det i det pågældende øjeblik. Disse mennesker har brug for forståelse og hjælp, og det er noget, vi skal være meget rundhåndede med!

Fælles problemløsning

Når du har givet din feedback, og den er blevet modtaget med åbenhed og respekt, vil det åbne døren for gensidig læring og problemløsning. Formålet med at give feedback er at gøre en person opmærksom på et problem så tidligt som muligt for at undgå, at det vokser sig større. Hvis vi ser feedback som det at åbne døren for problemløsning og selvudvikling, kan det blive vores bedste ven.

Og når vi lærer, hvordan vi bedst kan give feedback ved først at appellere til den andens hjerte – og derefter appellere til, at vedkommende går ind i et konstruktivt samarbejde, bliver det et vigtigt redskab til at hjælpe både vores medmennesker og organsiationer til at udleve deres potentiale.