Sådan får du overskud af energi

Bent Nicolajsen er konsulent for ”folk og foreninger”. Her giver han råd om at passe på sig selv og få personligt overskud gennem konceptet ”De 7 Gode Vaner”.- Common sense er ikke altid common practice. Det, som er indlysende og klart, er alligevel ikke altid det, vi praktiserer.Sådan indleder Bent Nicolajsen en workshop med en gruppe iværksættere i den sønderjyske by Rødding.
Bent Nicolajsen har egen konsulentvirksomhed med fokus på at optimere indsatsen hos ”folk og foreninger”.
Bent Nicolajsen har næsten 25 års erfaring med foreningsarbejde. Han er uddannet cand.mag. i historie og internationale forhold. Han har bl.a. været formand for Mellemfolkeligt Samvirke, sekretariatsleder hos Natur og Ungdom og projektleder for FNs miljøprogram.

Kurset i Rødding er baseret på undervisningsmateriale fra den verdensomspændende konsulent- og kursusvirksomhed FranklinCovey, hvor Bent Nicolajsen er associeret partner.
I dag handler det om at lære ”De 7 Gode Vaner”, udarbejdet af psykologiprofessor Stephen R. Covey og kendt fra hans bestseller ”The 7 Habits of Highly Effective People”.

Bent Nicolajsen går i gang med første vane – vær proaktiv:
– Vi kan enten være proaktive eller reaktive omkring udfordringer og oplevelser, vi gør i vores arbejde og i privatlivet.
Er vi reaktive, betyder det, at vi udelukkende reagerer på vores omgivelser. Det fører til, at vi skyder skylden på de omstændigheder, forhindringer og problemer, som er i en given opgave.
– Vi kan ikke vælge, hvad verden gør ved os, men vi kan vælge, hvordan vi reagerer på det, verden gør ved os.
Det er netop det, der skiller os fra dyrene: at vi er i stand til at træde et skridt tilbage og observere os selv, vores tanker og omverdenen og selv vælge en respons, siger Bent Nicolajsen.
– Ved proaktivt at involvere sig i de aspekter af sit arbejde, man har indflydelse på, er man med til at præge og bestemme retningen. Problemer og udfordringer kan tages i opløbet, og vi bliver ikke ubehageligt overraskede.

Den anden vane lyder: Begynd med slutningen:
– Det kan umiddelbart lyde en smule kringlet, og det kræver selvfølgelig en forklaring, siger Bent Nicolajsen.
Dette er en vane, som griber fat i lidt højere luftlag end før. Her skal vi stille os selv spørgsmålet: Hvor vil jeg hen med mit liv? Eller hvad vil vi med det møde, vi bruger de næste to timer på?
– For at vide, hvor vi skal starte, skal vi være klar over, hvor vi skal hen, siger Bent Nicolajsen.
Vi skal være klar over, at vi skaber vores eget liv. Og jo mere aktive, vi er i den proces, jo mere tilfredshed giver det os. Det giver en følelse af formål og et liv med indhold. Selvom det kan lyde nok så metafysisk, kan der drages paralleller direkte videre til foreningen eller organisationen. Her handler det om at sætte konkrete mål og involvere hver eneste medarbejder i processen.

Gør det første først, lyder den tredje vane:
– Denne vane kan virke endnu mere åbenlys end nogle af de andre, for selvfølgelig skal vi da gøre det første først. Men faktisk handler det om mere end rækkefølgen af dine arbejdsopgaver, siger Bent Nicolajsen.
– Det handler om prioriteringer. Her tager vi stilling til, hvad der er vigtigt, og hvad der haster – og for det meste er det to vidt forskellige ting.
Bent Nicolajsen præsenterer her ”tidsmatricen” med fire kvadranter, som hver beskriver en bestemt prioritering. De fire prioriteringskvadranter beskriver det som er 1) vigtigt og haster, 2) vigtigt og ikke haster, 3) ikke vigtigt og haster, 4) ikke vigtigt og ikke haster.

Vigtigt og haster:
Det første kvadrant er de ting som er nødvendige og vigtige at have tid til og som ofte er hasteopgaver som f.eks. en alarm der skal slukkes, telefon der skal tages, når den ringer, eller et grædende barn som skal trøstes.

Vigtigt og haster ikke:
Det andet og vigtigste kvadrant er udtryk for det som er vigtigt, men som ikke skal gøres lige netop nu. Det er her vi har plads til forberedelse af større projekter, tid til familien og planlægning generelt.
– Dette er det vigtigste kvadrant, da det er her vi får overskud i vores kalender og kan afsætte tid til vores øverste prioriteringer, forklarer Bent Nicolajsen.

Ikke vigtigt og ikke haster:
De resterende kvadranter er udtryk for de ikke-vigtige ting som f.eks. afbrydelser, kunder og klienter, som er tidsrøvere, og for meget fjernsyn og computerspil.
Meningen er, at man skal gøre det til en vane at leve i de to første kvadranter.

Den tredje vane indebærer også mere konkrete redskaber til tidsplanlægning. Her har Stephen Covey udarbejdet et såkaldt ugekompas, hvor det først og fremmest handler om at blive klar over de forskellige roller, vi som mennesker skal udfylde. Det kan f.eks. være roller som medarbejder, familieforsørger, ven eller leder.
– Her anbefaler jeg, at man skriver sine roller ned. Herefter fyldes rollerne ud med vigtige opgaver ud fra devisen: ”Hvad er det vigtigste, jeg kan gøre i denne uge i denne rolle, som vil have den største positive indflydelse?” opfordrer Bent Nicolajsen.
De vigtige opgaver bliver i Stephen Covey’s terminologi kaldt ”de store sten”. Igen ud fra en visuel tilgang, som viser en ugekalender, hvor man kan fylde sten ned i de forskellige dage.
– Det er vigtigt at huske, at de store sten ikke kun er arbejdsopgaver, men også fokusområder som f.eks. det at være en god lytter, siger Bent Nicolajsen.
Den gode vane er her at vænne sig til at planlægge sin uge ved at lægge de store sten i kalenderen først, og derefter fylde ud med de små og mindre vigtige ting.

Efterlever man alle syv vaner, vil de ”rykke” en fra at være afhængig af omstændigheder og andres meninger til at være et uafhængigt individ, der er opmærksom på sit eget velbefindende.
Her kommer de næste tre vaner ind i billedet, som handler om balancen mellem at være modig og hensynsfuld, at forstå, før vi selv bliver forstået, og at skabe synergi – både mennesker imellem og i forretningsøjemed. Omkring alle disse vaner og redskaber kommer så den sidste og omkransende vane: Slib saven!
– Det er noget, vi alle sammen kender, men som vi ofte undervurderer i pressede situationer. Vi skal have tid til rekreation og til at lade op. Det vil hjælpe os til at få mere fra hånden, når vi arbejder. Derfor er det vigtigt, at vi gennem hele processen holder et øje på os selv og vores velvære, forklarer Bent Nicolajsen.